La realizzazione di un Polo Sebina –SBN nella Provincia di Ascoli Piceno ha avuto una gestazione lunga e difficoltosa, tanto che oramai, a seguito dell’Istituzione della Provincia di Fermo, si configura come un Polo interprovinciale e infatti è stato denominato SIP, che è l’acronimo di Sistema Interprovinciale Piceno.
Il progetto per la costituzione di un Sistema bibliotecario della Provincia di Ascoli Piceno è stato avviato all’inizio degli anni novanta sulla base di una convenzione tra la Provincia ed alcuni Comuni e nei primi anni si è concentrato essenzialmente sulla diffusione nelle biblioteche del software Sebina Produx e sulla formazione del personale alla catalogazione.
La Legge Regionale 39 del 1987 sulle biblioteche aveva indicato nei sistemi uno strumento privilegiato per realizzare dei servizi bibliotecari efficaci sul territorio e la Regione Marche aveva ritenuto una priorità l’automazione dei cataloghi, da effettuarsi mediante l’adesione al Servizio Bibliotecario Nazionale, per quelle biblioteche che potessero sostenerne gli alti costi di gestione, o mediante l’utilizzo del software Sebina Produx, che venne distribuito gratuitamente a tutte le biblioteche, che ne fecero richiesta.
Nonostante l’obiettivo principale dell’azione provinciale fosse la realizzazione di cataloghi locali col software Sebina, da cumulare poi su un server centrale, nella prospettiva di una catalogazione partecipata, alla metà degli anni novanta non si erano raggiunti risultati apprezzabili in tale direzione e per questo si decise di rilanciare il progetto, mediante degli interventi diretti di catalogazione nelle biblioteche del territorio.
La gestione degli interventi venne affidata alla società di servizi dell’Ente Universitario del Fermano “La Sapienza”, che si occupò direttamente della gestione informatica e si avvalse per la catalogazione principalmente di giovani diplomati del Corso per Operatori dei Beni culturali dell’Università di Macerata con sede a Fermo, individuati mediante una selezione pubblica. Una commissione tecnico-politica, formata dagli Assessori alla cultura e dai direttori delle biblioteche degli Enti coinvolti, elaborò le linee progettuali.
I due interventi, realizzati a favore di sei biblioteche nel 1997 e di sette nel 1998/1999, si concentrarono sulla catalogazione dei fondi moderni (posteriori al 1900), e produssero oltre 80.000 descrizioni minimali (descrizione ISBD limitata alle prime 4 aree, legame con l’autore principale), e circa 8.000 descrizioni complete senza l’indicizzazione per soggetto e per classe.
La decisione di realizzare descrizioni minimali, che suscitò diverse perplessità tra i bibliotecari, era dovuta all’esigenza di procedere velocemente e con costi contenuti ad una ricognizione del patrimonio librario provinciale, quale fase propedeutica ad una catalogazione più approfondita.
Dopo questa prima fase di immissione di dati massiccia, si sentì l’esigenza di intervenire sui cataloghi, in quanto la mancanza di un coordinamento dell’azione dei catalogatori e i tempi ristretti fissati per gli interventi, avevano dato luogo alla formazione di basi dati poco controllate e disomogenee tra di loro, che avrebbero presentato dei notevoli problemi al momento della loro cumulazione su un server provinciale, che li avrebbe resi visibili in rete grazie al software Sebina Opac.
Il progetto subì dei rallentamenti, ma parallelamente all’azione provinciale, diverse biblioteche continuarono ad investire notevoli risorse proprie nell’ambito della catalogazione, incrementando considerevolmente i titoli catalogati nel territorio provinciale, tra queste vanno segnalate in modo particolare la Biblioteca Comunale “Giulio Gabrielli” di Ascoli Piceno, la Biblioteca Comunale “Romolo Spezioli” di Fermo, la Biblioteca Comunale di Montegiorgio, la Biblioteca “Luigi Mannocchi” di Petritoli , la Biblioteca Civica “Gino Pieri” di Porto San Giorgio, alle quali si sarebbe aggiunta più tardi la biblioteca Comunale di Cupra Marittima.
Nell’estate del 2001 il progetto ripartì con l’obiettivo di rendere visibili nell’OPAC della Provincia di Ascoli Piceno tutti i cataloghi delle biblioteche aderenti al progetto; ma in una prima fase ci si concentrò su quei cataloghi, che presentavano una maggiore qualità ed omogeneità dei dati, effettuando degli interventi di normalizzazione sugli archivi degli autori, dei luoghi, degli editori e sulle collane, sulla base di protocolli catalografici predisposti dal gruppo di catalogazione.
Il frutto di questo lavoro fu nella primavera del 2002 un Opac Sebina della Provincia di Ascoli Piceno, nel quale erano presenti oltre 40.000 records bibliografici relativi alle biblioteche comunali di Amandola, Ascoli Piceno, Fermo, Offida e Petritoli.
Mentre si pensava di continuare a lavorare, per poter riversare nell’Opac tutti i cataloghi delle biblioteche del territorio, si presentò la possibilità di creare un Polo Sebina /SBN, grazie ad un consistente finanziamento regionale, derivante dall’Utilizzo dei fondi statali UMTS.
Il 2003 e il 2004 sono stati gli anni di gestazione del progetto, nei quali sono state vagliate le scelte tecniche e realizzati i contatti istituzionali.
Il progetto è stato sottoposto a tutti i comuni della provincia ed è stato sottoscritto un protocollo di intesa, a cui hanno aderito 19 biblioteche, fra le quali diverse che non erano state coinvolte nei progetti precedenti.
Il 2005 è stato l’anno decisivo per la realizzazione del progetto: in primavera vengono firmate le convenzioni con la Data Management, la ditta produttrice del Software Sebina per la fornitura dei software per la realizzazione del Polo e con la Skianet, la ditta formata dai tecnici della disciolta “La Sapienza”, per il supporto informatico e catalografico al costituendo Polo.
Si decide di ubicare il server del Polo presso il Ced della Provincia e si provvede nel periodo estivo all’acquisto e all’installazione delle attrezzature hardware e software.
Da novembre 2005 si inizia il riversamento dei cataloghi sul server provinciale, iniziando con quello della Biblioteca Comunale di Ascoli, che per la sua estensione e qualità complessiva è stato scelto come catalogo di base e procedendo con una cadenza settimanale al riversamento di cataloghi delle seguenti nove biblioteche :
- Biblioteca provinciale dell’Istituto per la storia del Movimento di Liberazione nelle Marche di Ascoli
- Biblioteca Comunale di Colli
- Biblioteca Comunale di Cupra Marittima
- Biblioteca Comunale di Fermo
- Biblioteca Tomistica di Monsampolo
- Biblioteca Comunale di Montegiorgio
- Biblioteca Comunale di Offida
- Biblioteca Comunale di Petritoli
- Biblioteca Civica di Porto San Giorgio
Le operazioni di cumulazione dei cataloghi si concludono nella prima metà di febbraio 2006, quando vengono abilitate al lavoro in Polo anche le biblioteche che iniziano per la prima volta a lavorare col software Sebina.
La somma numerica dei titoli delle biblioteche è di circa 200.000 titoli, di cui 12. 268 antichi provenienti dalle biblioteche di Fermo e Monsampolo, le percentuali di schiacciamento delle notizie si attestano intorno al 10% di media, confermando il dato emerso durante le fusioni di prova e pertanto si ha un catalogo complessivo finale di circa 182.000 notizie, di cui 170.000 moderne. Nel catalogo sono presenti circa 50.000 descrizioni minimali, mentre le descrizioni complete non presentano tutte l’indicizzazione per soggetto e classe.
Per i soggetti e le classi sono stati adottati come riferimenti per il Polo il Soggettario di Firenze e la Classificazione Decimale Dewey ed. dodicesima ridotta.
Dalla fine di marzo, in seguito alla stipula della convenzione con l’Iccu, il Polo comincia a lavorare in Indice.
Vengono effettuate intense attività di formazione, sia sull’uso dei nuovi software, sia sulla catalogazione, che risultano occasioni di crescita professionale e di maggiore conoscenza tra i bibliotecari del Polo, che ormai si avvia ad un’attività a pieno regime.
Alla fine di questo lungo percorso, si ha la consapevolezza che molto è stato fatto, ma che per diventare un vero sistema bibliotecario, occorre passare dalla condivisione del catalogo ad una reale cooperazione, che preveda in futuro una gestione coordinata degli acquisti, un sistema di prestito tra le biblioteche del sistema,sul quale si sta già cominciando a riflettere, e la realizzazione comune di attività di promozione delle biblioteche e della lettura.
Il Comitato tecnico che, come previsto nel Protocollo d’intesa, si occupa del coordinamento tecnico e amministrativo del progetto, e ne ha seguito le diverse fasi di realizzazione, è costituito da :
- Dirigente Servizio Cultura e Beni culturali della Provincia di Ascoli Piceno
- Direttore Biblioteca Ascoli Piceno
- Direttore Biblioteca Fermo
- Direttore Biblioteca S. Benedetto del Tronto
- Un esperto informatico della Skianet
- Un responsabile della catalogazione del Polo della Skianet
- Responsabile biblioteche Servizio Cultura della Provincia di Ascoli Piceno